Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, overeenkomsten, werkzaamheden, leveringen en diensten van OTOX.

OTOX is een softwarebedrijf, beheerd door Peter Brugmans, gericht op digitale oplossingen zoals websites, webapplicaties, automatiseringen, AI-oplossingen, API-koppelingen, hostingbegeleiding, onderhoud en doorontwikkeling.

Contactgegevens conceptfase:
OTOX
Beheerd door: Peter Brugmans
Website: otox.nl
E-mail: info@otox.nl
Telefoonnummer: +31687759483

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• OTOX: softwarebedrijf, beheerd door Peter Brugmans, die digitale diensten levert of zal leveren.
• Opdrachtgever: de zakelijke klant, organisatie of persoon die een offerte aanvraagt, accepteert of een overeenkomst aangaat met OTOX.
• Diensten: alle werkzaamheden die OTOX uitvoert, waaronder websites, webapplicaties, maatwerksoftware, dashboards, automatiseringen, AI-oplossingen, API-koppelingen, integraties, hostingbegeleiding, onderhoud, support, advies en doorontwikkeling.
• Werk: ieder resultaat dat OTOX ontwikkelt of oplevert, zoals software, websites, webapplicaties, ontwerpen, dashboards, scripts, automatiseringen, koppelingen, documentatie, configuraties, teksten, afbeeldingen en overige digitale producten.
• Derdenleverancier: iedere externe partij waarvan software, hosting, clouddiensten, API’s, AI-modellen, betaalproviders, e-maildiensten, domeinen, plugins of andere diensten worden gebruikt.

2. Offerte en aanvaarding

OTOX stelt een offerte of voorstel op waarin staat welke Diensten worden geleverd, wat binnen de opdracht valt, wat buiten de opdracht valt, welk bedrag daarvoor verschuldigd is en welke planning of voorwaarden gelden.

2.1. Alleen de omschrijving in de offerte, opdrachtbevestiging of schriftelijk overeengekomen scope is bindend.

2.2. Mondelinge afspraken, voorbeeldschermen, demo’s, gesprekken of losse berichten zijn alleen bindend wanneer OTOX deze schriftelijk bevestigt.

2.3. Een offerte is vrijblijvend, tenzij in de offerte anders staat vermeld.

2.4. De overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever schriftelijk, per e-mail, via digitaal akkoord, via betaling van een aanbetaling of door feitelijke medewerking akkoord geeft op de opdracht.

2.5. Indien Opdrachtgever OTOX vraagt werkzaamheden te starten zonder formele offerte, worden deze werkzaamheden uitgevoerd op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief van OTOX, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

2.6. Wijzigingen in functionaliteiten, ontwerp, techniek, planning, content, scope of gewenste uitkomst gelden als meerwerk wanneer zij extra tijd, kosten of risico’s veroorzaken.

2.7. OTOX mag derden inschakelen voor de uitvoering van Diensten. OTOX blijft verantwoordelijk voor door haar ingeschakelde derden, tenzij Opdrachtgever rechtstreeks met de derde contracteert.

3. Uitvoering van de Diensten

3.1. OTOX voert de Diensten naar beste inzicht en vermogen uit als zorgvuldig opdrachtnemer.

3.2. OTOX heeft een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk een concreet resultaat is gegarandeerd.

3.3. Opdrachtgever werkt tijdig en volledig mee aan de uitvoering van de opdracht.

3.4. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle benodigde informatie, content, feedback, toegang tot accounts, technische gegevens, huisstijlmaterialen, API-documentatie, hostinggegevens, DNS-toegang en overige benodigdheden.

3.5. Vertraging door het niet tijdig aanleveren van informatie, toegang, feedback of besluiten komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.

3.6. Planning en deadlines schuiven automatisch op wanneer vertraging ontstaat door Opdrachtgever, derdenleveranciers of wijzigingen in de opdracht.

3.7. OTOX mag werkzaamheden opschorten wanneer Opdrachtgever noodzakelijke informatie of toegang niet verstrekt, facturen niet betaalt of andere verplichtingen niet nakomt.

3.8. OTOX is niet verplicht de juistheid, volledigheid of juridische geldigheid te controleren van door Opdrachtgever aangeleverde teksten, afbeeldingen, data, merken, designs, instructies of specificaties.

3.9. Opdrachtgever garandeert dat alle aangeleverde materialen rechtmatig mogen worden gebruikt en vrijwaart OTOX voor aanspraken van derden.

4. Websites, webapplicaties en maatwerksoftware

4.1. Indien OTOX websites, webapplicaties, dashboards, portals, planningstools, maatwerksoftware of andere digitale Werken ontwikkelt, geldt dit artikel aanvullend.

4.2. OTOX ontwikkelt op basis van de overeengekomen scope. Functionaliteiten die niet schriftelijk zijn opgenomen, vallen buiten de opdracht.

4.3. OTOX garandeert niet dat een Werk op alle verouderde browsers, besturingssystemen, apparaten, plugins of ongebruikelijke configuraties identiek werkt, tenzij dit schriftelijk is afgesproken.

4.4. OTOX mag gebruikmaken van bestaande code, frameworks, libraries, templates, open-sourcecomponenten, plugins, designsystemen, API’s en herbruikbare onderdelen.

4.5. Deze onderdelen blijven onder hun eigen licentievoorwaarden vallen.

4.6. Na oplevering is Opdrachtgever verantwoordelijk voor het juiste gebruik van het Werk, het naleven van licenties van derden en het veilig beheren van accounts, wachtwoorden, gebruikersrollen en toegang.

4.7. Indien Opdrachtgever of een derde zonder toestemming wijzigingen aanbrengt in het Werk, is OTOX niet aansprakelijk voor fouten, storingen, beveiligingsproblemen, verlies van functionaliteit of dataverlies die daardoor ontstaan.

4.8. OTOX mag aanvullende kosten rekenen voor herstel, onderzoek of onderhoud wanneer problemen zijn ontstaan door wijzigingen van Opdrachtgever, derden, hostingpartijen, plugins, externe API’s, software-updates of onjuist gebruik.

5. AI-oplossingen, automatiseringen en API-koppelingen

5.1. Indien OTOX AI-oplossingen, automatiseringen, workflows, scripts, chatbots, agents, API-koppelingen of integraties ontwikkelt, geldt dit artikel aanvullend.

5.2. AI-oplossingen, automatiseringen en API-koppelingen kunnen afhankelijk zijn van externe systemen, datakwaliteit, API-limieten, modelgedrag, rechten, instellingen en beschikbaarheid van derden.

5.3. OTOX garandeert niet dat AI-output altijd volledig juist, volledig, actueel, geschikt of foutloos is.

5.4. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor menselijke controle, eindbeslissingen en het gebruik van AI-output.

5.5. OTOX is niet aansprakelijk voor beslissingen die Opdrachtgever neemt op basis van automatisch gegenereerde data, AI-output, rapportages, classificaties, voorspellingen, workflows of notificaties.

5.6. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, kwaliteit en volledigheid van data die wordt gebruikt in automatiseringen, AI-oplossingen en integraties.

5.7. API-koppelingen kunnen wijzigen, beperkt worden of stoppen wanneer een externe partij haar API, tarieven, documentatie, authenticatie, datamodel, voorwaarden, rate limits of beschikbaarheid wijzigt.

5.8. OTOX is niet aansprakelijk voor schade, fouten of storingen die ontstaan door wijzigingen bij externe platforms of derdenleveranciers.

5.9. Aanpassingen die nodig zijn door wijzigingen bij derden gelden als meerwerk, tenzij schriftelijk is overeengekomen dat deze binnen een onderhoudscontract vallen.

5.10. Automatiseringen en integraties moeten door Opdrachtgever worden getest voordat zij bedrijfskritisch worden ingezet.

5.11. OTOX mag weigeren een AI-oplossing, automatisering of koppeling te bouwen of live te zetten wanneer OTOX redelijkerwijs vermoedt dat deze onrechtmatig, onveilig, misleidend, disproportioneel risicovol of strijdig met voorwaarden van derden is.

6. Oplevering en acceptatie

6.1. OTOX levert een Werk op wanneer het naar professioneel oordeel van OTOX voldoet aan de overeengekomen scope of geschikt is voor het beoogde gebruik.

6.2. Opdrachtgever beoordeelt het opgeleverde Werk binnen 14 dagen na oplevering.

6.3. Indien Opdrachtgever binnen deze termijn geen schriftelijke en gemotiveerde afkeuring stuurt, wordt het Werk geacht te zijn geaccepteerd.

6.4. Afkeuring is alleen geldig wanneer Opdrachtgever concreet aangeeft welke onderdelen niet voldoen aan de overeengekomen scope.

6.5. Kleine fouten, cosmetische punten of verbeterwensen die normaal gebruik niet wezenlijk verhinderen, zijn geen reden om oplevering volledig te weigeren.

6.6. Indien een project in fases wordt opgeleverd, moet elke fase afzonderlijk worden beoordeeld.

6.7. Onderdelen die in een eerdere fase zijn goedgekeurd, kunnen later niet alsnog als grond voor afkeuring worden gebruikt, tenzij sprake is van een verborgen gebrek dat redelijkerwijs niet eerder ontdekt kon worden.

6.8. OTOX zal terechte gebreken binnen redelijke termijn herstellen.

6.9. Wijzigingen, uitbreidingen of voorkeuren die buiten de overeengekomen scope vallen, worden als meerwerk behandeld.

6.10. Na acceptatie ligt het risico voor gebruik, beheer en verdere wijzigingen bij Opdrachtgever, behalve voor gebreken die aantoonbaar al vóór acceptatie bestonden en aan OTOX zijn toe te rekenen.

7. Revisies en feedback

7.1. Het aantal revisierondes wordt bepaald in de offerte.

7.2. Wanneer geen aantal revisierondes is afgesproken, geldt maximaal één redelijke revisieronde tenzij mondeling anders afgesproken.

7.3. Een revisie is bedoeld om het Werk beter te laten aansluiten op de overeengekomen scope, niet om de opdracht wezenlijk te wijzigen.

7.4. Nieuwe wensen, extra functionaliteiten, andere designs, extra pagina’s, extra koppelingen, extra content of fundamentele wijzigingen gelden als meerwerk.

7.5. Feedback moet duidelijk, compleet en gebundeld worden aangeleverd.

7.6. Vertraging door late, onvolledige of tegenstrijdige feedback komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.

8. Onderhoud, support en doorontwikkeling

8.1. Onderhoud, support en doorontwikkeling worden alleen geleverd wanneer dit schriftelijk is overeengekomen.

8.2. Onderhoud kan bestaan uit updates, kleine verbeteringen, monitoring, bugfixes, advies, technische ondersteuning of doorontwikkeling, afhankelijk van wat is afgesproken.

8.3. Een onderhouds-, support- of retainerabonnement geeft geen recht op onbeperkt werk, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

8.4. Werkzaamheden buiten de afgesproken uren, scope of supportvorm gelden als meerwerk.

8.5. OTOX spant zich in om supportverzoeken zo snel mogelijk te behandelen, maar geeft geen gegarandeerde reactietijd of oplostijd, tenzij een SLA schriftelijk is overeengekomen.

8.6. Storingen door hostingpartijen, DNS-providers, e-mailproviders, betalingsproviders, softwareleveranciers, API’s, AI-platforms, internetstoringen, cyberaanvallen, onjuist gebruik of wijzigingen door derden vallen buiten de verantwoordelijkheid van OTOX.

8.7. Bij spoedwerk, werk buiten kantoortijden, weekendwerk of werkzaamheden op locatie mag OTOX een toeslag of apart starttarief rekenen, mits vooraf gecommuniceerd of opgenomen in de offerte.

9. Hosting, domeinen, e-mail en diensten van derden

9.1. Tenzij schriftelijk anders afgesproken, levert OTOX geen eigen hosting-, domein-, e-mail-, betaal-, cloud- of AI-platformdiensten, maar ondersteunt OTOX bij het inrichten, koppelen of beheren van diensten van derden.

9.2. Wanneer Opdrachtgever rechtstreeks contracteert met een derdenleverancier, is OTOX geen partij bij die overeenkomst.

9.3. De voorwaarden, tarieven, beschikbaarheid, beveiliging en servicelevels van de derdenleverancier zijn dan van toepassing.

9.4. Wanneer OTOX namens Opdrachtgever een dienst van een derde afneemt of beheert, mag OTOX kosten, beheervergoeding of doorbelaste kosten in rekening brengen.

9.5. OTOX is niet aansprakelijk voor storingen, dataverlies, prijswijzigingen, beperking van accounts, beëindiging van diensten, beveiligingsincidenten of wijzigingen in voorwaarden door derdenleveranciers.

9.6. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het veilig bewaren van inloggegevens, het aanwijzen van bevoegde gebruikers en het tijdig melden van misbruik, verlies of onbevoegde toegang.

10. Meerwerk en wijzigingen

10.1. Alle werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, gelden als meerwerk.

10.2. Meerwerk omvat onder meer extra functionaliteiten, ontwerpwijzigingen, extra revisies, spoedverzoeken, technische herstelwerkzaamheden, extra overleggen, migraties, contentwerk, wijzigingen door derden of aanpassingen vanwege externe software.

10.3. OTOX zal Opdrachtgever waar redelijk mogelijk vooraf informeren wanneer werkzaamheden tot meerwerk leiden.

10.4. Kleine, noodzakelijke of spoedeisende werkzaamheden kunnen op basis van nacalculatie worden uitgevoerd wanneer onmiddellijke uitvoering redelijk is.

10.5. Meerwerk wordt gefactureerd tegen het geldende uurtarief van OTOX, tenzij schriftelijk een vaste prijs is overeengekomen.

10.6. Meerwerk kan invloed hebben op planning, opleverdata en kosten.

10.7. OTOX is niet aansprakelijk voor vertraging die ontstaat door wijzigingen of extra wensen van Opdrachtgever.

11. Prijzen, facturatie en betaling

11.1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

11.2. Voor projecten kan OTOX een aanbetaling vragen.

11.3. Tenzij anders afgesproken, start OTOX pas nadat de aanbetaling is ontvangen.

11.4. Bij vasteprijsprojecten kan OTOX werken met betaling in termijnen, bijvoorbeeld bij start, bij tussentijdse oplevering en bij eindoplevering.

11.5. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij op de factuur of in de offerte een andere termijn staat.

11.6. Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, is Opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim.

11.7. Bij te late betaling mag OTOX wettelijke handelsrente, incassokosten en redelijke administratieve kosten in rekening brengen.

11.8. Bij betalingsachterstand mag OTOX werkzaamheden opschorten, toegang beperken, oplevering uitstellen of dienstverlening tijdelijk stopzetten totdat betaling is ontvangen.

11.9. Betwisting van een factuur moet binnen de betalingstermijn schriftelijk en gemotiveerd plaatsvinden.

11.10. Betwisting schort alleen het betwiste gedeelte op. Het niet-betwiste gedeelte moet tijdig worden betaald.

11.11. OTOX mag periodieke tarieven, abonnementen en uurtarieven jaarlijks indexeren of aanpassen.

11.12. Bij een substantiële prijsverhoging voor lopende abonnementen krijgt Opdrachtgever de mogelijkheid de betreffende dienst op te zeggen, tenzij de verhoging voortkomt uit hogere kosten van derden.

12. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

12.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op door OTOX ontwikkelde Werken, code, ontwerpen, concepten, documentatie, methodes, templates, libraries, componenten, workflows, configuraties en knowhow blijven bij OTOX of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

12.2. Na volledige betaling krijgt Opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het overeengekomen doel en binnen de eigen organisatie van Opdrachtgever.

12.3. Indien partijen schriftelijk afspreken dat specifieke maatwerkrechten aan Opdrachtgever worden overgedragen, geldt deze overdracht pas na volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.

12.4. OTOX behoudt altijd het recht om algemene kennis, ervaring, ideeën, methodes, componenten, codepatronen, frameworks en niet-klantspecifieke onderdelen opnieuw te gebruiken voor andere klanten en projecten.

12.5. Opdrachtgever mag zonder schriftelijke toestemming van OTOX geen broncode, ontwerpen, documentatie of technische onderdelen kopiëren, doorverkopen, sublicentiëren, openbaar maken, reverse-engineeren of voor andere doeleinden gebruiken dan overeengekomen.

12.6. Open-sourcesoftware en software van derden vallen onder de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbenden.

12.7. OTOX is niet verantwoordelijk voor beperkingen die uit dergelijke licenties voortvloeien.

12.8. OTOX mag naam, logo, screenshots en een korte omschrijving van het project van Opdrachtgever gebruiken als referentie of portfolio-item, tenzij Opdrachtgever hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen maakt of geheimhouding is overeengekomen.

13. Privacy, data en beveiliging

13.1. Indien OTOX persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever, sluiten partijen indien nodig een verwerkersovereenkomst.

13.2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vaststellen van de grondslag, doeleinden, bewaartermijnen en rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen organisatie en systemen.

13.3. OTOX neemt passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs van een dienstverlener van haar omvang en aard mogen worden verwacht.

13.4. OTOX garandeert niet dat systemen volledig immuun zijn voor beveiligingsincidenten, datalekken, kwetsbaarheden of ongeautoriseerde toegang.

13.5. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor juist beheer van gebruikersrechten, wachtwoorden, toegangsbeveiliging, interne procedures, back-ups en het veilig gebruik van geleverde systemen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

13.6. Indien Opdrachtgever bijzondere categorieën persoonsgegevens, gevoelige bedrijfsinformatie of grote hoeveelheden persoonsgegevens wil verwerken via een door OTOX gebouwde oplossing, moet Opdrachtgever dit vooraf schriftelijk melden.

13.7. OTOX is niet aansprakelijk voor datalekken of beveiligingsincidenten die ontstaan door onjuiste instellingen, zwakke wachtwoorden, onbevoegde gebruikers, handelen van Opdrachtgever of handelen van derden.

14. Geheimhouding

14.1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie geheim wanneer informatie als vertrouwelijk is aangeduid of wanneer de ontvangende partij redelijkerwijs begrijpt dat de informatie vertrouwelijk is.

14.2. OTOX mag opgedane algemene kennis en ervaring gebruiken voor andere opdrachten, zolang vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever niet openbaar wordt gemaakt.

14.3. Partijen leggen geheimhoudingsverplichtingen ook op aan medewerkers en ingeschakelde derden die toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie.

14.4. De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan zolang de verstrekkende partij redelijkerwijs belang heeft bij geheimhouding.

15. Aansprakelijkheid

15.1. OTOX is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare en toerekenbare tekortkoming van OTOX.

15.2. OTOX is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste omzet, gemiste winst, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies van klanten, verlies of beschadiging van data, gemiste besparingen, schade door fouten in AI-output, schade door externe API’s of schade door diensten van derden.

15.3. De totale aansprakelijkheid van OTOX is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan OTOX heeft betaald voor de betreffende Dienst, met een maximum van € 1.000, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

15.4. Voorwaarde voor aansprakelijkheid is dat Opdrachtgever OTOX schriftelijk in gebreke stelt, de tekortkoming duidelijk omschrijft en OTOX een redelijke termijn geeft om de tekortkoming te herstellen.

15.5. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van OTOX.

15.6. De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van OTOX.

16. Overmacht

16.1. OTOX is niet gehouden verplichtingen na te komen wanneer sprake is van overmacht.

16.2. Onder overmacht valt onder meer: internetstoringen, stroomstoringen, storingen bij derdenleveranciers, uitval van clouddiensten, API-storingen, cyberaanvallen, ziekte, overheidsmaatregelen, oorlog, staking, brand, overstroming, transportproblemen, leveringsproblemen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van OTOX.

16.3. Indien overmacht langer dan 90 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen voor het deel dat niet kan worden uitgevoerd, zonder verplichting tot schadevergoeding.

17. Duur, opzegging en beëindiging

17.1. Projectovereenkomsten lopen tot het project is afgerond, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

17.2. Opdrachtgever kan een lopend project tussentijds beëindigen.

17.3. Bij tussentijdse beëindiging is Opdrachtgever verplicht alle reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte kosten, gereserveerde capaciteit en redelijkerwijs verschuldigde kosten te betalen.

17.4. Abonnementen, onderhoudscontracten, retainers en doorontwikkelovereenkomsten worden aangegaan voor de overeengekomen looptijd.

17.5. Bij ontbreken van een looptijd geldt een looptijd van één maand, telkens stilzwijgend verlengd met één maand.

17.6. Tenzij anders afgesproken, kunnen maandelijkse abonnementen door beide partijen worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

17.7. OTOX mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen of opschorten wanneer Opdrachtgever wezenlijk tekortschiet, facturen niet betaalt, onrechtmatig handelt of de samenwerking redelijkerwijs niet langer van OTOX kan worden verlangd.

17.8. Na beëindiging kan OTOX toegang tot systemen, accounts of omgevingen beperken of beëindigen, tenzij andere afspraken zijn gemaakt over overdracht, export of nazorg.

17.9. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor tijdige export of veiligstelling van data, tenzij schriftelijk is overeengekomen dat OTOX dit verzorgt.

18. Wijziging van voorwaarden

18.1. OTOX mag deze algemene voorwaarden aanpassen voor toekomstige overeenkomsten.